Od 2026 r. do stażu pracy wlicza się nie tylko zatrudnienie na umowie o pracę. Kodeks pracy uwzględnia teraz także okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umowy zlecenia czy pracy za granicą. Od tych okresów zależy m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego. Wyjaśniamy, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe zasady i jak udokumentować dawne okresy.
Podstawa prawna i terminy
- Ustawa z 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1423), która dodała do Kodeksu pracy art. 302¹.
- Pracodawcy z sektora finansów publicznych stosują nowe zasady od 1 stycznia 2026 r.
- Pozostali pracodawcy, w tym firmy prywatne, stosują je od 1 maja 2026 r.
Nowe uprawnienia przysługują od dnia ich nabycia, ale nie wcześniej niż od wskazanych dat. Pracodawca nie ma obowiązku wyrównywania uprawnień za okres wcześniejszy.
Jakie okresy wlicza się do stażu pracy
- działalność gospodarcza (pozarolnicza) – za okres, w którym opłacano składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, także jako osoba współpracująca,
- „ulga na start” – okres, w którym przedsiębiorca nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
- umowa zlecenia, inna umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu, oraz umowa agencyjna – jeżeli osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym,
- praca zarobkowa za granicą wykonywana na innej podstawie niż stosunek pracy – jeżeli jest udokumentowana,
- niektóre inne okresy, np. członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych oraz służba w formacjach mundurowych.
Do stażu pracy nie wlicza się umowy o dzieło. Jeżeli okresy się pokrywają, np. etat i równoległe zlecenie, uwzględnia się okres najkorzystniejszy dla pracownika – tego samego czasu nie liczy się podwójnie.
Na co wpływa dłuższy staż pracy
| Uprawnienie | Jakie okresy się liczą |
|---|---|
| Wymiar urlopu wypoczynkowego – 20 lub 26 dni (art. 154 k.p.) | ogólny staż pracy, w tym nowe okresy u wszystkich podmiotów |
| Nagroda jubileuszowa, dodatek stażowy | zależy od przepisów płacowych, regulaminu lub układu zbiorowego u danego pracodawcy |
| Okres wypowiedzenia (art. 36 k.p.), odprawy zależne od stażu zakładowego | staż u danego pracodawcy – nowe okresy tylko wtedy, gdy praca była wykonywana na rzecz tego pracodawcy |
| Wymagania stażowe w ogłoszeniach i awansach | zgodnie z warunkami pracodawcy lub przepisami szczególnymi |
Przykład: pracownik ma 7 lat zatrudnienia na etacie i 4 lata działalności gospodarczej z opłaconymi składkami. Po udokumentowaniu działalności jego staż wynosi 11 lat, więc nabywa prawo do 26 dni urlopu w skali roku. Prawo to przysługuje od daty wejścia przepisów w życie u jego pracodawcy, a nie wstecz.
Okresów wypowiedzenia, które trwały w dniu wejścia przepisów w życie, nowe zasady nie zmieniają.
Jak udokumentować dawne okresy
Okresy działalności gospodarczej, umów zlecenia i umów agencyjnych potwierdza zaświadczenie z ZUS. Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, przez eZUS (PUE ZUS). ZUS wydaje zaświadczenie także w formie elektronicznej, a w razie odmowy przysługuje procedura wyjaśniająca.
Pracę za granicą potwierdza się dokumentami wiarygodnie potwierdzającymi jej wykonywanie, np. umową, zaświadczeniem zagranicznego zleceniodawcy, dokumentami ubezpieczeniowymi lub podatkowymi. Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu takich dokumentów. W praktyce dokumenty obcojęzyczne warto przedłożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.
Termin 24 miesięcy – kluczowe dla pracowników
Pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie nowych przepisów ma 24 miesiące na przedstawienie pracodawcy dokumentów. Termin biegnie od 1 stycznia 2026 r. w sektorze finansów publicznych i od 1 maja 2026 r. u pozostałych pracodawców. Okresów nieudokumentowanych w tym czasie pracodawca nie ma obowiązku wliczać. Nie warto więc odkładać złożenia wniosku do ZUS.
Co powinien zrobić pracodawca
- Poinformować pracowników o nowych zasadach i sposobie składania dokumentów.
- Przyjmować zaświadczenia z ZUS i inne dokumenty, a następnie przeliczać staż i wymiar urlopu.
- Sprawdzić regulamin wynagradzania i układy zbiorowe, czy dodatki i nagrody zależą od „stażu pracy”, i ocenić skutki finansowe.
- Przechowywać dokumenty w aktach osobowych zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej.
Znaczenie dla cudzoziemców
Nowe przepisy są szczególnie istotne dla osób, które przed zatrudnieniem w Polsce pracowały za granicą, np. na Ukrainie, na podstawie umów cywilnoprawnych lub prowadziły tam działalność. Taki okres może zwiększyć wymiar urlopu, pod warunkiem że zostanie odpowiednio udokumentowany.
Najczęściej zadawane pytania
Czy umowa o dzieło liczy się do stażu pracy? Nie. Nowe przepisy obejmują umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu, i umowy agencyjne, ale nie umowy o dzieło.
Czy dostanę wyrównanie urlopu za lata wcześniejsze? Nie. Uprawnienia przysługują najwcześniej od dnia wejścia przepisów w życie u danego pracodawcy.
Czy studencka umowa zlecenia bez składek się liczy? Przepisy łączą wliczenie zlecenia z podleganiem ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Okres bez tych ubezpieczeń wymaga indywidualnej oceny, czy mieści się w innej kategorii ustawowej.
Co, jeśli ZUS odmówi wydania zaświadczenia? Można skorzystać z procedury wyjaśniającej i przedstawić inne dokumenty potwierdzające okres.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i zawiera ogólne informacje według stanu prawnego na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w indywidualnej sprawie. Doradzamy pracodawcom we wdrażaniu nowych zasad oraz pracownikom w ustalaniu stażu i wymiaru urlopu.