Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to najczęściej wybierana forma prowadzenia biznesu przez cudzoziemców w Polsce. Można ją założyć bez obywatelstwa polskiego i bez zamieszkiwania w Polsce, ale procedura ma kilka punktów, w których cudzoziemcy najczęściej napotykają trudności.
Podstawa prawna
- Kodeks spółek handlowych (k.s.h.), w szczególności art. 151–169 i art. 299.
- Ustawa z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium RP.
- Ustawa z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym.
- Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (CRBR).
- Ustawa z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców.
Kto może założyć spółkę
Obywatele państw UE, EOG i Szwajcarii mogą prowadzić działalność na tych samych zasadach co Polacy. Osoby zagraniczne spoza tych państw mogą co do zasady tworzyć w Polsce spółki kapitałowe (spółkę z o.o., prostą spółkę akcyjną, spółkę akcyjną) oraz spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne, bez względu na posiadanie tytułu pobytowego.
Ważne: udziały w spółce nie dają prawa pobytu ani prawa do pracy. Pełnienie funkcji w zarządzie i przebywanie w Polsce przez cudzoziemca spoza UE wymaga odrębnej podstawy legalizacji, którą trzeba przeanalizować przed założeniem spółki.
Krok 1. Ustal podstawowe parametry spółki
- kapitał zakładowy – minimum 5000 zł, wartość nominalna udziału – minimum 50 zł (art. 154 § 1 i 2 k.s.h.),
- siedziba i adres w Polsce (np. biuro lub biuro wirtualne),
- przedmiot działalności według PKD,
- zarząd – kto i w jaki sposób reprezentuje spółkę,
- wspólnicy – osoby fizyczne lub prawne, polskie albo zagraniczne.
Krok 2. Wybierz sposób zawarcia umowy
| Kryterium | S24 (wzorzec umowy) | Akt notarialny |
|---|---|---|
| Podstawa | art. 157¹ k.s.h. | art. 157 § 2 k.s.h. |
| Podpis | kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany lub podpis osobisty | osobiście u notariusza lub przez pełnomocnika |
| Elastyczność umowy | ograniczona do wzorca | pełna |
| Wkłady | wyłącznie pieniężne | pieniężne i niepieniężne |
| Opłaty sądowe | 250 zł + 100 zł MSiG | 500 zł + 100 zł MSiG + taksa notarialna |
Profil zaufany wymaga numeru PESEL. Cudzoziemiec bez PESEL może korzystać z S24, jeżeli ma kwalifikowany podpis elektroniczny. Od 15 grudnia 2022 r. wpis do KRS nie wymaga numeru PESEL – osoby, które go nie mają, podają datę urodzenia (ustawa z 4 listopada 2022 r., Dz.U. 2022 poz. 2436). W praktyce PESEL nadal ułatwia kontakty z administracją elektroniczną, CRBR i podpisywanie sprawozdań finansowych.
Umowa zawierana u notariusza przez cudzoziemca nieznającego języka polskiego wymaga udziału tłumacza przysięgłego. Pełnomocnictwo udzielone za granicą powinno mieć formę wymaganą dla danej czynności i zwykle wymaga apostille lub legalizacji oraz tłumaczenia.
Krok 3. Wnieś kapitał i złóż wniosek do KRS
Przy umowie zawartej u notariusza kapitał zakładowy musi zostać pokryty w całości przed złożeniem wniosku o wpis (art. 163 pkt 2 k.s.h.). Przy rejestracji w S24 wkłady pieniężne można wnieść po rejestracji – zarząd składa oświadczenie o ich wniesieniu w terminie 7 dni od wpisu. Bank ma obowiązek otworzyć rachunek spółce w organizacji.
Wniosek o wpis składa się wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych lub S24. Jeżeli w ciągu 6 miesięcy od zawarcia umowy spółka nie zostanie zgłoszona do rejestru albo postanowienie odmawiające wpisu stanie się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu (art. 169 k.s.h.).
Krok 4. Obowiązki po rejestracji
| Obowiązek | Termin |
|---|---|
| Oświadczenie o wniesieniu wkładów (S24) | 7 dni od wpisu |
| Deklaracja PCC-3 i zapłata podatku od umowy spółki (S24) | 14 dni od zawarcia umowy |
| Zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR | 14 dni od wpisu do KRS |
| Uzupełnienie danych (NIP-8) | 21 dni od wpisu |
| Rejestracja VAT (VAT-R), jeżeli dotyczy | przed wykonaniem pierwszej czynności opodatkowanej |
Przy umowie zawartej u notariusza podatek PCC pobiera notariusz jako płatnik.
Pułapki, o których warto wiedzieć
- Nieruchomości. Spółka kontrolowana przez cudzoziemców spoza EOG może potrzebować zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji na nabycie nieruchomości (ustawa z 24 marca 1920 r.).
- Odpowiedzialność zarządu. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okazuje się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają za jej zobowiązania solidarnie (art. 299 k.s.h.), chyba że wykażą przesłanki zwolnienia.
- Sprawozdania finansowe. Coroczne sprawozdanie trzeba sporządzić, podpisać elektronicznie i złożyć do KRS – opisujemy to w osobnym artykule o składaniu sprawozdań przez cudzoziemców.
- Korespondencja. Spółka musi mieć adres, pod którym faktycznie odbiera pisma; nieodebrana korespondencja z sądu lub urzędu skarbowego wywołuje skutki prawne.
Najczęściej zadawane pytania
Czy cudzoziemiec może być jedynym wspólnikiem i prezesem zarządu? Tak. Spółka z o.o. może być jednoosobowa, a jedyny wspólnik może być członkiem zarządu. Spółka z o.o. nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o. (art. 151 § 2 k.s.h.).
Czy muszę przyjechać do Polski? Nie zawsze. Umowę można zawrzeć przez pełnomocnika lub w S24 z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czy spółka da mi prawo pobytu? Nie automatycznie. Prowadzenie spółki może być podstawą do ubiegania się o zezwolenie na pobyt, jeżeli spełnione są wymagania ustawy o cudzoziemcach.
Ile trwa rejestracja? Wniosek złożony przez S24 sąd rozpoznaje co do zasady szybciej niż wniosek po umowie notarialnej; czas zależy od obciążenia sądu rejestrowego.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i zawiera ogólne informacje według stanu prawnego na dzień publikacji. Nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej w indywidualnej sprawie. Przygotowujemy umowy spółek, rejestrujemy spółki w KRS i doradzamy w zakresie legalizacji pobytu członków zarządu.