Przedsiębiorcy prowadzące księgi rachunkowe, na podstawie ustawy o rachunkowości są zobowiązani do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego za każdy rok obrotowy. Takie sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej i wysyła poprzez Repozytorium Dokumentów Finansowych albo poprzez system S24.
W przypadku obcokrajowców złożenie tego sprawozdania finansowego może sprawiać trudności, w szczególności w przypadku nieposiadania numeru PESEL. Z poniższego artykułu mogą się Państwo dowiedzieć w jaki sposób przedsiębiorcy będący cudzoziemcami mogą złożyć sprawozdanie finansowe.
Czy będąc cudzoziemcem muszę składać sprawozdanie finansowe?
Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą na terenie Polski w formie spółki prawa handlowego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), lub jesteś zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych (albo dobrowolnie wybrałeś prowadzenie ksiąg rachunkowych), zgodnie z polską ustawą o rachunkowości (Dz.U.2023.120), to jesteś zobowiązany do corocznego składania sprawozdania finansowego z tej działalności, także gdy jesteś cudzoziemcem i nie posiadasz polskiego obywatelstwa.
Czym jest sprawozdanie finansowe oraz jakiej formie się jej sporządza?
Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.
Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? W jakiej formie podpisuje się sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
Od konieczności podpisania sprawozdania finansowego przez wszystkich członków organu (np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) istnieje wyjątek – jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. 3 osobowy zarząd sp. z o.o.) to możliwe jest podpisanie sprawozdania finansowego wyłącznie przez jedną osobę wchodzącą w skład tego organu, ale po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane przepisami prawa. Oświadczenie takie sporządza się w formie elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. W takim przypadku, składając sprawozdanie finansowe można dołączyć skan wyżej określonego oświadczenia sporządzonego w postaci papierowej (oświadczenie musi być własnoręcznie podpisane).
Samo sprawozdanie finansowe podpisywane jest przez osoby do tego zobowiązane przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego (zewnętrzny certyfikat) lub za pomocą zaufanego profilu ePUAP. Cudzoziemiec, który nie posiada numeru PESEL, będzie mógł podpisać sprawozdanie finansowe wyłącznie poprzez posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – taki podpis można zakupić go zakupić u podmiotu zajmującego się dostawą tego rodzaju usług na terytorium Polski np. Certum.
Należy pamiętać, że nie można sporządzić sprawozdania finansowego w postaci papierowej, na następnie go własnoręcznie podpisać – sprawozdanie finansowe musi sporządzone w postaci elektronicznej oraz następnie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym podpisem.
Czy jako obcokrajowiec, do samodzielnego złożenia sprawozdania finansowego potrzebuję numer PESEL?
Tak. Jeżeli jesteś cudzoziemcem, który nie posiada numeru PESEL, to nie będziesz mógł samodzielnie złożyć sprawozdania finansowego. W takim przypadku, ty jako obcokrajowiec będziesz mógł złożyć sprawozdanie finansowe przez pełnomocnika (np. radcę prawnego) lub prokurenta spółki.
Jest to spowodowane tym, że bez posiadania numeru PESEL nie jest możliwe założenie profilu zaufanego ePUAP, a to wyklucza możliwość uwierzytelnienia wniosku o złożenie dokumentów finansowych do KRS.
Podsumowując, jeżeli jesteś obcokrajowcem, to może podpisać i samodzielnie złożyć sprawozdanie finansowe z prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej pod pewnymi warunkami:
– w przypadku posiadania numeru PESEL, możesz podpisać sprawozdanie finansowe albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym ePUAP, a następnie złożyć sprawozdanie finansowe w dedykowanym do tego systemie;
– w przypadku nieposiadania numeru PESEL, może podpisać sprawozdanie finansowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie złożyć sprawozdanie finansowe w dedykowanym do tego systemie przy pomocy profesjonalnego pełnomocnika (np. radcy prawnego) albo prokurenta spółki.
